Sabia que no Oitchau os seus colaboradores podem assinar eletronicamente a folha de ponto do mês?

Com a aprovação da Medida Provisória 938/2020, que criou dois novos tipos de assinatura eletrônica, agora é permitido que empresas utilizem desse meio para coletar assinaturas dos funcionários em documentos internos com diversos níveis de segurança.

Vamos aprender aqui nesse artigo:

  • Como enviar a solicitação de assinatura para os colaboradores?

  • Como baixar os relatórios assinados dos colaboradores?

  • Como reenviar ou cancelar uma solicitação de assinatura?

Para saber como o colaborador pode assinar eletronicamente o relatório, por favor, leia esse artigo: Assinatura Eletrônica: como assinar a folha de ponto?



Como enviar a solicitação de assinatura para os colaboradores?

  • Importante!: A solicitação de Assinatura Eletrônica nos relatórios de ponto só pode ser criada para Grupos de Pagamento que já tiveram o seu Fechamento de período realizado.

  • Antes de mais nada, leia nosso artigo: Como fazer um fechamento de Folha de Pagamento?

Após fazer o Fechamento para um Grupo de pagamento, existem 2 maneiras de criar uma solicitação de assinatura:


1. Ao fechar um período de pagamento

Quando você está criando um novo Fechamento (no menu Folha > Fechamentos), o pop-up agora tem uma caixa "Solicitar assinaturas nos relatórios".

Ao marcar essa caixa, automaticamente é criada a solicitação para assinaturas no menu "Assinaturas":

2. Pelo menu Assinatura Eletrônica

  • Acesse no menu Folha > Assinaturas

Nessa página, clique no botão "+ Assinaturas" para criar uma nova solicitação para um grupo de pagamento.

Abrirá um pop-up onde você deve selecionar o Grupo de Pagamento e o Período de fechamento (e relatório) para o qual deseja solicitar as assinaturas.

Clique em "Confirmar" para concluir a ação!

Será criada a solicitação de Assinaturas Eletrônicas para o grupo escolhido.

Na lista, você pode conferir o Nome do grupo, Período, o total de assinaturas solicitadas e quantas já foram concluídas, e também o Status da solicitação.

  • Pendente - Ainda restam assinaturas pendentes

  • Concluído - Todos os colaboradores já assinaram


Como baixar os relatórios assinados dos colaboradores?

Considerando que a solicitação de assinatura eletrônica foi enviada, ao clicar em uma solicitação para abrir seus detalhes, é possível verificar o Status e Data da assinatura de cada colaborador.

Para baixar o relatório que já foi assinado, basta passar o mouse em cima do nome do colaborador e o botão "Baixar" aparecerá.

Clique para baixar o relatório no formato PDF!

  • Importante!: Note que no rodapé do relatório assinado, é possível visualizar o token de verificação da assinatura eletrônica, que garante a confirmação e validade legal da assinatura.

Exemplo:


Como reenviar ou cancelar uma solicitação de assinatura?

Caso você precise Reenviar a solicitação (para lembrar o colaborador) ou Cancelar por qualquer motivo, é muito simples!

Basta passar o mouse em cima do nome do colaborador, depois clicar no menu "..." e os botões "Cancelar" e "Reenviar" aparecer˜åo.


Se tiver alguma dúvida, lembre-se que você pode sempre chamar o nosso time de Sucesso no CHAT!



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